作者：阚歆旸

前两年，受新冠疫情影响，很多会议都选择线上召开。当下，线上会议也越来越“流行”。之前，我公司大多通过某APP举行简短线上会议，从未关注过相关费用问题。近期，我公司举办了一次规模较大的线上会议，产生了软件服务费支出。请问，哪些线上会议的费用可以在企业所得税税前扣除？如何处理才合规？

(资料图)

读者 王女士

受时间、地点影响较小，沟通及时性强，会议布置成本低……最近两年，具备这些优点的线上会议，成为越来越多企业的选择。随着线上会议的广泛普及，相关费用的税前扣除问题，日益受到企业的关注。读者王女士提出的问题，很有代表性。

● 关注：视频软件、硬件购置成本扣除问题

参照8月1日起施行的《关于〈中央和国家机关会议费管理办法〉的补充通知》（财行〔2023〕86号）规定，线上会议，指的是采取电视电话、网络视频等方式召开的会议，含线上与线下相结合的会议。线上费用，指的是能够明确对应具体会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。

“对于会议费用的税前扣除，目前不区分线上或线下形式。”国家税务总局河南省税务局稽查局一级主任科员刘涛表示，根据企业所得税法实施条例，企业实际发生的，与生产经营活动有关的、合理的会议费支出，可以在企业所得税税前据实扣除；反之，则不得扣除。也就是说，企业举办线上会议发生的费用满足这一条件，可以税前扣除。

企业举办线上会议，需要重点关注视频会议软件、硬件购置成本的扣除问题。中瑞税务集团副总裁孔令文介绍，实务中，部分集团型企业为了线上会议的质量、稳定性，会加设专业的视频会议系统，这就难免会产生软件、硬件的购置费用。这种情况下，视频软件、硬件的购置成本，应该分别按照企业所得税法中对无形资产、固定资产的摊销及折旧年限规定，按进度完成税前扣除额度的计算及纳税申报。例如，视频软件产品属于无形资产，摊销年限一般不低于10年，企业可以根据预计使用年限，确定摊销年限和摊销金额，并分期在企业所得税税前扣除。

● 建议：加强线上会议费用的税务管理

随着举办线上会议数量的增多，线上会议费用的管理就成为值得关注的问题。《国家税务总局关于发布〈企业所得税税前扣除凭证管理办法〉的公告》（国家税务总局公告2018年第28号）第四条明确，税前扣除凭证在管理中遵循真实性、合法性、关联性原则。刘涛分析，企业申报扣除的会议费支出，应当留存证明资料备查，包括会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。[page]

“和线下会议相比，线上会议的部分费用支出，可能会欠缺现场签字确认的环节，这对会议费用的管理提出了更高的要求。”容诚税务师事务所合伙人王雅娴建议，企业可以从会前、会后两个阶段加强费用管理。会议前，企业应合理编制线上会议预算，关注是否涉及技术服务费等专项支出。会议后，留存参会资料，如会议通知、会议照片录像、会议议程等；准备税前扣除凭证等相关资料，如合同协议支出依据、增值税发票、付款凭证；最好按相关规定或企业内部管理要求，将上述证明真实性资料，粘贴在涉税凭证后面，以备检查。

与此同时，王雅娴建议企业，在购买、租赁线上会议需要使用的摄像头、麦克风、录音器等设备时，准备合理的内部和外部凭证以留存备查。采购前可准备包含具体会议的企业内部采购申请单，如：因某某会议需要，现需要购买麦克风、摄像头等若干。采购后留存相关的购买或租赁合同、采购清单、增值税发票、付款凭证等资料。王雅娴还表示，如果线上会议涉及专家劳务费支出，企业应会前与专家做好对接，提前取得可以合规为相关专家完成个人所得税代扣代缴的必要基础信息，如身份证号码、通讯地址、联系电话、电子签名等，并同步提示相关专家为企业开具合规的增值税发票等合规税前扣除凭证。

国际数据公司（IDC）发布的《2022年中国视频会议市场研究报告》显示，2022年中国视频会议市场规模达到9.5亿美元（约合63.6亿元人民币），市场规模较2021年同期下降2.8%（以美元统计）。IDC预测，2023年中国视频会议市场将恢复到合理的增长水平，并在未来五年保持9.0%左右的复合增长率。“作为线上会议的一种普遍形式，视频会议的增长趋势很有代表性。基于此，线上会议支出较多的企业，应该逐渐重视线上会议费的合规管理，避免将小问题累积成大风险。”孔令文说。